Case:

Das Ziel war es, das gesamte physische Archiv zu digitalisieren und in ein intelligentes, revisionssicheres System zu überführen, das

• eine schnelle Suche nach Informationen ermöglicht,
• Zugriffsrechte gezielt steuert,
• gesetzliche Aufbewahrungsfristen berücksichtigt,
• manuelle Archivarbeiten reduziert und
• eine Basis für automatisierte Geschäftsprozesse bildet.

Cargo Service Line (CSL) verfügte über ein umfangreiches physisches Archiv mit Zolldoku-menten / Zolldossiers. Die Suche nach Infor-mationen gestaltete sich äusserst zeitintensiv. Zudem bestand ein erhöhtes Risiko für Daten-verluste durch Papierbeschädigung und Fehlsortierung.

1. Erfassung und Kategorisierung:

   Physische Dokumente wurden gescannt und klassifiziert.

2. Metadatenvergabe:

   Relevante Informationen wie Dokumententyp, Kunde, Projektnummer oder Datum wurden automatisiert oder manuell als Metadaten vergeben.

3. Import in M-Files:

   Die digitalisierten Unterlagen wurden in M-Files abgelegt, indiziert und durchsuchbar gemacht.

4. Rechte- und Zugriffskonzept:

   Individuelle Berechtigungen wurden definiert. Sensible Dokumente sind nur für berechtigte Personen zugänglich.

5. Schulung der Mitarbeitenden:

   Die Benutzer:innen wurden geschult, um sicher und effizient mit dem digitalen Archiv zu arbeiten.

Dank M-Files verfügt das Unternehmen heute über ein intelligentes, strukturiertes und jederzeit durchsuchbares digitales Archiv. Dokumente können innerhalb von Sekunden gefunden und bearbeitet werden – unabhängig von Standort oder Endgerät. Die Transparenz wurde erhöht, der Aufwand in der Dokumentenverwaltung stark reduziert und die Archivkosten langfristig gesenkt.